MartialOffice › Subventions et AG
Subventions et assemblée générale
La saison s'écrit une fois, et sert deux fois
Le rapport d'activité à présenter au vote et les dossiers de subvention demandent les mêmes chiffres : un effectif, une répartition par âge, des résultats, un bilan. Ils sont déjà dans les fiches — l'application les compte, elle ne vous les fait pas ressaisir, et elle n'affirme jamais plus que ce qu'elles permettent de dire.
- 7 partiesle rapport d'activité, du préambule aux perspectives
- 11 dispositifsde l'Agence nationale du sport à la commune
- oui · non · inconnules trois réponses possibles à une condition
L'assemblée générale
Un rapport d'activité prêt à être présenté
Il s'imprime en sept parties, dans l'ordre où une assemblée générale les attend, et il rappelle en tête ce que la loi de 1901 demande à une association : présenter son activité et faire approuver ses comptes. Il s'ouvre dans un éditeur : on corrige ou on complète le texte, puis on imprime ou on enregistre en PDF.
- I à IV — ce que la saison a été Présentation de l'association, adhésions, activités réalisées, résultats sportifs. Ces quatre parties se remplissent toutes seules à partir des fiches, des présences et des engagements de la saison choisie.
- V — le bilan financier, à soumettre au vote Il reprend le calcul du Budget, il ne le refait pas à sa façon. Un bilan soumis au vote n'a pas le droit de contredire l'écran du trésorier — c'est la raison d'être de la grille unique.
- VI — le rapport moral reste au président L'application ne l'écrit pas, et c'est voulu : elle n'a rien à dire sur l'année qu'a vécue le club. Elle laisse la place, avec son intitulé et sa place dans le document.
- VII — les perspectives, puis l'archive La saison qui se termine est archivée avant tout basculement, avec le rapport tel qu'il a été présenté. On peut y revenir l'année suivante, quand la question « combien étions-nous l'an dernier ? » se pose.
Le rapport d'un club de démonstration : les parties I et II, remplies à partir des fiches.
Le compte rendu
Et le compte rendu, une fois l'assemblée tenue
Un club doit pouvoir produire, des années plus tard, le compte rendu de l'assemblée qui a voté telle décision. L'application le tient : le type de réunion, les présents, l'ordre du jour, les résolutions et leurs votes.
- L'application compte, elle ne tranche pas Le quorum et la majorité sont écrits dans les statuts du club. Le club saisit sa règle (« 1/3 », « 50 % », un nombre de voix) et l'application dit si elle est atteinte. Pour un vote, elle compte les voix, sans dire si la résolution est adoptée.
- Les présences, avec leurs nuances Présent, excusé, absent, pouvoir donné : un excusé figure au compte rendu sans compter dans le quorum. Un membre du comité qui n'est pas licencié de la section siège et vote ; un invité est noté, et ne vote pas.
- Ce qui ne s'additionne pas est signalé Un quorum non atteint, plus de bulletins que de votants, un compte rendu sans date : l'application le dit à l'écran, au lieu de laisser un décompte impossible entrer dans les archives.
- Approuvé, imprimé, envoyé Une case marque le compte rendu comme approuvé, souvent à l'assemblée suivante. Il s'imprime en PDF, et le courrier aux participants se prépare avec leurs adresses en copie cachée ; le PDF se joint à la main.
Le compte rendu d'une assemblée générale de démonstration : la présence, le quorum, l'ordre du jour et les votes.
Les chiffres
Comptés sur les fiches, jamais ressaisis
Ce sont les mêmes données toute l'année : les fiches des licenciés, les présences pointées aux créneaux, les engagements en compétition et les événements du calendrier.
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L'effectif, et sa répartition
Combien d'adhérents, combien de femmes et d'hommes, par tranche d'âge et par grade. C'est la première page de tout dossier, et la première question de toute assemblée générale.
licenciés à jour · catégories d'âge fédérales
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L'activité réellement tenue
Les créneaux de la saison, les présences pointées, les stages et passages de grade organisés. Un dossier qui annonce une activité hebdomadaire doit pouvoir la montrer.
présences · calendrier de la saison
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Les résultats sportifs
Les tireurs engagés, les compétitions disputées, les résultats enregistrés. Ce sont eux qui distinguent un club de compétition d'un club de loisir aux yeux d'un financeur.
engagements · compétitions officielles
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Et la participation aux événements
Qui est venu à l'assemblée générale, au stage, à la compétition organisée par le club. C'est la matière du rapport d'activité, et elle manque presque toujours quand on l'écrit en juin.
inscriptions aux événements
Les dossiers
Onze dispositifs, et ce que chacun exige
Projet Sportif Fédéral, Projet Sportif Territorial en actions ou en emploi, FDVA 1 et 2, commune, département, région, équipement, Pass'Sport, mécénat. Chacun porte ses conditions, ses pièces et le lien vers le guichet où il se dépose.
- Chaque condition est évaluée sur vos données Affiliation fédérale à jour, au moins un an d'existence, nombre de licenciés, part de mineurs, emploi existant : l'application regarde le dossier du club avant de répondre.
- « Inconnu » n'est jamais présenté comme un refus Trois états seulement : oui, non, inconnu. Une date de création non renseignée rend « inconnu », avec la raison écrite en toutes lettres — pas un « non » qui ferait renoncer à un dispositif ouvert.
- Le plan de financement est contrôlé Un budget prévisionnel qui ne s'équilibre pas, ou dont la part demandée dépasse le plafond du dispositif, est signalé avant le dépôt plutôt qu'au retour de l'instruction.
- Le Pass'Sport, deux nombres à ne pas confondre Le vivier — les 6-17 ans qui pourraient en bénéficier — et les bénéficiaires réellement déclarés sur les fiches. Seul le second se fait rembourser, et c'est celui que le dossier doit porter.
La prudence
Un dossier bâti sur un chiffre faux se retourne contre le club
C'est le principe qui tient tout ce module : ne jamais affirmer plus que ce que les données permettent.
- Un effectif partiel est annoncé comme partiel Si trente-sept fiches sur soixante-neuf portent l'information demandée, le chiffre sort avec cette mention. Il ne devient pas un effectif complet parce qu'il serait plus flatteur.
- Ce qui est daté et ce qui ne l'est pas restent séparés Les subventions accordées sont des opérations datées ; les cotisations calculées d'après les fiches ne le sont pas. Les deux sortent, jamais additionnées.
- Les textes sont nommés, pas résumés Chaque dispositif renvoie à sa source officielle — Le Compte Asso, l'Agence nationale du sport, le service public des associations. Les montants et les plafonds changent chaque année ; l'adresse, non.
Et le rappel qui vaut pour tout le reste : l'application ne tient pas la comptabilité du club et ne connaît pas son compte bancaire. Elle rend ce qu'elle détient, lisible par un tableur, et s'arrête là.
Questions
Ce qu'on nous demande sur les dossiers
Le rapport d'activité est-il modifiable ?
Oui. Il s'imprime depuis l'application, et le rapport moral y est laissé vide, à la rédaction du président ou de la présidente. Le reste est repris des fiches de la saison choisie.
L'application remplit-elle le dossier à notre place ?
Non. Elle rassemble les chiffres, dit quelles conditions sont remplies et lesquelles restent inconnues, et renvoie au guichet officiel. Le dossier se dépose sur Le Compte Asso, chez la commune ou la collectivité, comme avant.
Et si nous n'avons pas encore un an d'existence ?
C'est dit, dispositif par dispositif, avec l'ancienneté réelle du club. Certains financements l'exigent, d'autres non : vous voyez lesquels sont ouverts sans avoir à lire onze règlements.
Les montants des subventions sont-ils à jour ?
Les dispositifs et leurs conditions sont tenus d'après les textes publiés ; les montants et plafonds, eux, changent chaque année et sont à vérifier au guichet, dont le lien est donné. L'application ne prétend pas les connaître mieux que lui.
Peut-on comparer deux saisons ?
Oui : chaque saison est archivée avec son rapport tel qu'il a été présenté. C'est ce qui permet de répondre à « combien étions-nous l'an dernier ? » sans rouvrir un classeur.
La suite
Les chiffres viennent du Budget et des fiches
Le bilan financier du rapport est celui du Budget, au centime près, et l'effectif est celui des licenciés à jour.