MartialOffice › Licenciés
Licenciés
Le fichier d'adhérents qui connaît la fédération
Une fiche par personne, avec ce qu'un club doit tenir : identité, responsables légaux, certificat médical, grade, catégorie de poids, qualifications d'officiel. Et, par-dessus, la seule chose qu'un tableur ne saura jamais faire — distinguer un numéro de licence d'une inscription de l'année.
- Un numéro à viele licencié le garde d'une saison à l'autre
- ≠ une inscriptionelle, se refait chaque saison sur l'extranet
- = un signall'accueil nomme ceux qui ont réglé sans être réinscrits
La fiche
Tout ce qu'on cherche le jour où il le faut
Une fiche n'existe pas pour être remplie : elle existe pour le soir où un parent doit être joint, où un certificat est réclamé à l'entrée d'une compétition, ou où il faut savoir dans quelle catégorie un tireur peut s'engager.
- Les contacts d'urgence et les responsables légaux Pour un mineur, les deux parents avec leurs coordonnées, et le document de paiement qui porte leur nom. Pour un majeur dont un tiers a réglé, le payeur est nommé comme tel — on n'invente pas une tutelle.
- Le certificat médical, par sa date d'expiration Pas par une case cochée un jour. Un certificat se périme, et c'est la date qui le dit : l'accueil signale ceux qui arrivent à échéance avant qu'un officiel ne le fasse à la pesée.
- Le poids, et la catégorie qui en découle Saisissez 84 kg, la fiche affiche M85-Mi-Lourds. La grille est celle de la fédération, par tranche d'âge et par pratique, bornes incluses.
- Le grade, les qualifications, les disciplines Du Gant Bleu au Gant Argent, avec les degrés ; les qualifications d'officiel d'une personne qui en a ; les pratiques, assaut ou combat, qui décident de ce à quoi elle a droit.
Le volet sportif d'une fiche, sur un club de démonstration.
La licence
Le piège qui se referme en silence
Un licencié de la saison passée garde son numéro à vie. Le voir renseigné sur une fiche ne dit rien de la saison en cours : le club peut parfaitement avoir oublié de le réinscrire sur le site de la fédération, et le numéro donne l'illusion que tout va bien.
- Mesuré sur un vrai fichier de club Cinquante-six adhérents à jour de cotisation, dont trente portaient déjà un numéro. Un contrôle fondé sur le numéro les aurait tous laissés passer — y compris ceux qui n'étaient pas licenciés cette saison-là.
- Ce n'est pas un confort administratif Les statuts fédéraux font du non-respect de l'obligation de licencier l'ensemble de ses adhérents pratiquants un motif de radiation du club, au même rang que le non-paiement des cotisations.
- Le signal ne compte que ceux qui ont réglé Quelqu'un en séances d'essai n'est pas un adhérent. Le signaler ferait clignoter l'accueil pour chaque curieux de passage — et on apprendrait à ignorer le signal, avec les vrais dedans.
- Et il dit ce qui manque pour agir Pour chaque fiche à réinscrire : ce qui bloque, champ par champ. On ne découvre pas au moment du dépôt qu'il manque une nationalité ou une date de naissance.
Présences, paiements, fédération
Qui a payé, qui est enregistré, qui n'a pas cotisé
Les paiements se font sur HelloAsso, les licences s'enregistrent sur l'extranet de la fédération. L'application relie les deux au fichier du club : elle importe l'un, elle prépare l'autre.
- Le suivi des présences suit le statut Un licencié en séances d'essai passe, appel après appel, de « essais en cours » à « essais terminés » : trois séances d'essai, et il faut qu'il ait réglé.
- Des rappels là où on les verra L'écran d'accueil signale ceux qui ont fini leurs essais sans avoir réglé, et ceux qui ont réglé sans que leur licence soit enregistrée à la fédération cette saison.
- HelloAsso entre en un fichier L'export des adhésions s'importe tel quel : le statut de paiement, lu dans le libellé du tarif, alimente la fiche de chaque adhérent, sans ressaisie.
- Et l'extranet de la fédération se remplit d'un fichier Au lieu de saisir les licences une par une, le club exporte un fichier d'import en lot : un gain de temps considérable en début de saison. Voir le fichier d'import.
L'extranet fédéral
Le fichier d'import en lot, écrit pour être accepté
Plutôt que de saisir les fiches une par une sur l'extranet, le club dépose un fichier. Encore faut-il qu'il soit accepté : l'application l'écrit d'après ce que l'extranet refuse réellement, pas d'après ce que son fichier d'exemple laisse croire.
- Vingt-deux colonnes, dans l'ordre attendu Séparateur point-virgule, encodage UTF-8 sans marque d'ordre. Un détail de format et le dépôt entier est refusé, sans dire lequel.
- Les valeurs telles que l'extranet les attend Le sexe en une lettre, le montant au format qu'il impose, la nationalité obligatoire. Trois points sur lesquels le fichier d'exemple officiel est lui-même périmé.
- Ce qui manque est dit avant l'écriture La liste « licences à enregistrer » nomme les adhérents concernés et, pour chacun, ce qu'il faut compléter avant de pouvoir le déposer.
Ce qui entre dans le fichier
Les adhésions arrivent comme elles arrivent
Un fichier d'adhérents ne se remplit pas au clavier une fois pour toutes. Il se nourrit d'exports, de formulaires papier et de reprises de l'année passée — et c'est là que naissent les doublons.
-
Les inscriptions en ligne, telles quelles
Un export d'adhésions entre sans retouche. Le statut de paiement n'y est pas une colonne — il est écrit dans le libellé du tarif ; le payeur est souvent un parent, donc son adresse n'est pas celle de l'adhérent ; le domicile est éclaté sur trois colonnes.
.xlsx · une ligne par adhésion, pas par personne
-
Les fiches en double, reconnues et fusionnées
Deux fiches pour une même personne, c'est deux cotisations comptées et un historique coupé en deux. La fusion garde l'une, reporte ce que l'autre savait, et prévient quand une des deux porte un compte de connexion.
rapprochement sur le nom, la date de naissance et le contact
-
L'inscription libre, quand le club la rouvre
Un nouvel adhérent peut remplir sa fiche lui-même. Elle n'est pas pour autant dans le club : elle attend une validation, et elle ne compte ni dans l'effectif, ni dans les recettes, tant qu'elle n'est pas acceptée.
en attente · jamais comptée d'office
-
Et un départ qui ne perd rien
Une fiche supprimée passe par la corbeille, avec confirmation. Ce qui a été fait reste dans l'historique de la saison : un départ ne doit pas effacer une présence ni un résultat déjà comptés.
corbeille · restauration possible
Questions
Ce qu'on nous demande sur les fiches
Les licenciés ont-ils un accès à l'application ?
Non. L'application est réservée au bureau du club : les comptes de licenciés ne peuvent pas s'y connecter. Ce qui doit leur parvenir — un passage de grade, un document — passe par un espace publié à part.
Faut-il ressaisir les fiches chaque saison ?
Non. Les fiches restent ; c'est l'inscription de l'année qui se refait, et l'application distingue précisément les deux. Le changement de saison ne vide rien.
Que se passe-t-il si un certificat expire en cours de saison ?
Il remonte dans les points signalés de l'accueil, avant la date, avec le nom de la personne. C'est la date d'expiration qui compte, pas une case cochée à la rentrée.
Peut-on importer notre fichier existant ?
Oui. Un tableur ou un export d'inscriptions en ligne s'importe en associant vos colonnes à celles de l'application ; les lignes qui posent problème sont nommées une par une plutôt que rejetées en bloc.
Et les photos des licenciés ?
Elles sont facultatives et restent dans le fichier du club. Les formats courants du web sont acceptés ; le format photo des iPhone, lui, n'est pas lisible par tous les navigateurs et n'est donc pas admis.
La suite
Ces fiches servent partout ailleurs
La catégorie d'un tireur vient de sa fiche, sa cotisation aussi, et l'effectif du rapport d'assemblée générale également.