MartialOffice › Finances
Finances
Savoir ce que le club garde, à l'euro près
Le trésorier saisit sa grille de tarifs une fois par saison. Chaque licencié tombe tout seul dans sa catégorie, d'après sa date de naissance, l'année de sa première inscription et le tarif particulier qui lui a été accordé. Au bout, un seul chiffre de recettes — et c'est le même au Budget et dans le rapport d'assemblée générale.
- Brutce que les licenciés doivent, catégorie par catégorie
- − Part fédéralece qui repart à la fédération, déclaré dans la grille
- = Net clubce qui reste au club, et qu'on peut annoncer
La grille
Une seule grille, et tous les écrans la lisent
Elle vit dans le Budget, avec le reste de la configuration de la saison. Une catégorie porte six choses, et le trésorier les écrit une fois.
- Le libellé, et les bornes d'âge « Adulte », « Enfant », ou le découpage du club : les bornes se posent comme il les pratique, pas comme un logiciel les impose.
- Première inscription ou renouvellement Deux tarifs pour le même âge, c'est le cas le plus courant dans un club — et celui qu'on recopie le plus souvent de travers.
- Les tarifs particuliers Coach, famille, réduit. Une catégorie peut n'exister que pour eux — un encadrant à 0 € est un montant connu, pas une case vide.
- Le montant, et la part fédérale La licence que le club encaisse puis reverse ne lui appartient pas. Elle est déclarée ici, et déduite partout ailleurs.
Il n'y a qu'une grille dans l'application, et c'est voulu : deux grilles, ce sont deux saisies à tenir et un écart qu'on ne découvre qu'au moment d'annoncer un montant à quelqu'un d'autre.
Le classement
Chaque fiche tombe dans sa catégorie toute seule
Personne ne coche une catégorie de paiement. Elle se déduit de ce qui est déjà écrit sur la fiche, et elle se recalcule quand la fiche change.
-
L'âge vient de la date de naissance
Jamais d'un champ « âge » recopié à la rentrée, qui serait faux trois mois plus tard. Un licencié qui change de tranche en cours de saison change de catégorie au bon moment.
date de naissance · bornes d'âge de la grille
-
La première inscription se lit sur l'année
C'est la date de première inscription de la fiche, comparée à l'année de début de la saison. Le renouvellement n'est pas une case à cocher que personne ne décoche l'année suivante.
date de première inscription · saison en cours
-
Les tarifs particuliers s'excluent
Coach, famille, réduit : un licencié n'en porte qu'un. Un tarif réduit ne peut pas entrer aussi dans le plein tarif — c'est exactement ainsi qu'un effectif se compte deux fois.
une seule case cochée sur la fiche
-
Ce qui ne tombe nulle part est dit
Une fiche sans date de naissance, ou qui ne correspond à aucune catégorie, est signalée comme telle. Elle n'est pas rangée au hasard dans la catégorie la plus proche, et elle n'est pas comptée en silence.
signalé à l'écran, pas deviné
Ce qui reste
Brut, part fédérale, net club
Le Budget affiche les recettes de cotisations catégorie par catégorie, avec ce qui est encaissé, ce qui repart à la fédération et ce que le club garde. C'est ce dernier chiffre qu'on annonce en réunion de bureau — et il est calculé à un seul endroit.
- Qui cotise, et qui ne cotise pas Les cours d'essai et les inscriptions en attente ne comptent pas. Les membres du bureau qui cotisent, si : ce sont des adhérents comme les autres.
- Attendu, ou seulement réglé Le même écran montre ce que la saison devrait rapporter et ce qui est effectivement rentré. Deux questions différentes, jamais mélangées dans un seul total.
- Le même chiffre à l'assemblée générale Le rapport d'AG ne refait pas le calcul à sa façon : il appelle celui du Budget. Un bilan financier soumis au vote n'a pas le droit de contredire l'écran du trésorier.
Le Budget sur un club de démonstration : chaque catégorie, son effectif, et les trois colonnes.
Les aides et les échéances
Qui a payé quoi, dans un montant déjà connu
Pass'Sport, bons CAF, coupons sport : un organisme règle une partie de la cotisation, directement au club. Ce n'est ni une remise, ni une recette de plus — c'est une ventilation.
- Déjà compris, jamais ajouté Le club encaisse le tarif plein : déduire l'aide serait faux, l'ajouter la compterait deux fois. L'écran dit « X € proviennent d'aides, déjà compris dans les Y € », et donne le reste à charge des familles.
- Une aide invraisemblable est signalée Un total d'aides supérieur aux cotisations n'est pas lissé : c'est une saisie sur quelqu'un hors base, ou un doublon, et il vaut mieux le voir.
- Le paiement en trois fois ne compte que ce qui est pointé Les versements que le trésorier a retrouvés sur le relevé sont des recettes ; le reste est annoncé comme prévu, jamais comme dû ni comme impayé.
- L'attestation de paiement s'édite d'un bouton Le justificatif qu'un adhérent réclame pour son comité d'entreprise ou sa mutuelle : une page, le nom des responsables légaux si le licencié est mineur, les aides déduites et la part restée à charge. Et il ne s'édite pas tant que la cotisation n'est pas réglée.
Le trésorier
Ce que l'application sait, et ce qu'elle ne sait pas
Deux fichiers sortent pour le trésorier, et ils ne se mélangent pas. MartialOffice ne touche jamais à l'argent : il n'encaisse rien, ne connaît pas le compte bancaire du club, et ne prend aucune commission.
- Le journal — ce qui est daté Dépenses saisies avec leur justificatif, résultats de buvette comptés, subventions accordées. Chaque ligne porte sa source, pour retrouver la pièce dans l'application.
- Les agrégats — connus, mais pas datés Les cotisations d'après les fiches, les frais kilométriques. Ils sortent à part, avec leur degré de confiance, et le fichier écrit lui-même qu'il ne faut pas les additionner au total.
- Les dépenses sans justificatif sont comptées C'est ce qu'un comptable réclame en premier. L'écran les affiche avant qu'il ne les demande.
Ce n'est pas une comptabilité, et ce n'est écrit nulle part comme une promesse : l'application ne sait ni ce qui a été encaissé, ni quand. Elle rend au trésorier ce qu'elle détient, lisible par un tableur, et s'arrête là.
Questions
Ce qu'on nous demande sur l'argent
Est-ce que l'application encaisse les cotisations ?
Non, et c'est un choix. MartialOffice ne gère aucun paiement en ligne, ne s'interpose pas entre vos adhérents et votre compte, et ne prélève aucune commission. Il suit ce que vous encaissez — par chèque, en espèces, par virement ou par un service en ligne que le club utilise déjà.
Et si un licencié ne correspond à aucune catégorie ?
Il est signalé. L'application ne le range pas dans la catégorie la plus proche, et ne le laisse pas disparaître d'un total : il manque une date de naissance, ou la grille ne couvre pas ce cas, et c'est écrit à l'écran.
Le chiffre du Budget et celui de l'assemblée générale peuvent-ils différer ?
Non. Les deux écrans appellent le même calcul. C'est la raison d'être de la grille unique : un bilan financier soumis au vote ne peut pas contredire l'écran du trésorier.
Le Pass'Sport est-il déduit de la cotisation ?
Non : le club encaisse bien le tarif plein, dont une partie vient d'un organisme. L'aide est une ventilation à l'intérieur de ce montant, affichée comme telle, avec la part restée à la charge de la famille.
Peut-on changer la grille en cours de saison ?
Oui. Les catégories se modifient quand vous voulez, et tout se recalcule — les fiches ne portent pas une catégorie figée le jour de l'inscription.
La suite
Les chiffres de la saison servent deux fois
Ce que le Budget calcule alimente le rapport d'assemblée générale et les dossiers de subvention — sans ressaisie, et sans affirmer plus que ce que les fiches permettent.